Die Bewältigung und Erfassung großer Mengen an Buchungsbelegen stellt für Steuerkanzleien eine alltägliche Aufgabe dar. Papierbelege zu verarbeiten ist jedoch kostenintensiv, aufwändig und belastet nicht zuletzt auch die Umwelt. Eine zielführende Optimierung mit Hilfe moderner Softwarelösungen spart den Kanzleien Zeit, Mitarbeitern Nerven und steigert zudem die Deckungsbeiträge. Dabei prägen vor allem hohe Performance bei gleichzeitig maximaler Anwenderfreundlichkeit die Anforderungen an die eingesetzten Systeme.
Immer mehr Steuerberater und ihre Mandanten setzen auf die Vorteile von digitalem Belegmanagement und automatisierter Rechnungsverarbeitung. Die Investition in Module, die die vorhandene Kanzleisoftware entsprechend ergänzen, lohnt sich bereits für kleine Unternehmen. Das manuelle Erfassen von Papierbelegen ist ein Auslaufmodell. Stattdessen können papiergebundene Belege unterschiedlicher Formate und Stärken durch moderne digitale Lösungen in jeder Steuerkanzlei ohne technisches Vorwissen gescannt, analysiert und weitgehend automatisiert verarbeitet werden.
Automatisierung für Power-User
Neben Zeit- und Produktivitätsgewinnen bei der Erfassung bietet die elektronische Verarbeitung auch Recherchevorteile: Der digitale Beleg zur Buchung bleibt in der Kanzlei und steht per Mausklick zur Verfügung. Die Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltungsprozesse schafft so Mehrwerte und verringert potentielle Ressourcenprobleme zu Stoßzeiten. Scannt der Mandant die Papierbelege bereits in seinem Unternehmen, stellen entsprechende Übertragungs- und Verarbeitungsdienste sicher, dass sie dem zuständigen Kanzleisachbearbeiter digital bereitgestellt werden. Die Wartezeit auf Originalbelege entfällt, auch vorbereitende Jahresabschlussarbeiten können jederzeit beginnen, was eine deutliche Entlastung in der „busy season“ bewirken kann.
Mit mandantenfähigen Addons zum papierarmen Rechnungswesen
Unternehmen, die sich automatisierte Rechnungsverarbeitung und digitales Belegmanagement für Steuerberater zum Ziel gesetzt haben, bieten entsprechend passende Lösungen, deren Beschaffung sich für Kanzleien unabhängig von ihrer Größe lohnt. Die automatisierte Verarbeitung übernimmt eine spezielle Software wie der digitale Buchungsassistent Unides. Der mandantenfähige Rechnungsleser, entwickelt von der BDV Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH aus Holzwickede, analysiert das Beleggut, extrahiert buchhalterisch relevante Informationen und generiert weitgehend selbständig die zugehörigen Buchungsvorschläge.
Die Lösung lässt sich durch zusätzliche Module ergänzen, die je nach Anwenderwunsch bzw. mandantenindividuellen Erfordernissen einen durchgängig digitalen Verarbeitungsprozess ermöglichen.
„Performance und Anwenderakzeptanz müssen in der Konzeption von Lösungen zur automatisierten Belegverarbeitung praktisch das A und O sein“, sagt Christian Gleißner, Geschäftsführer der BDV. „Steuerkanzleien bewältigen traditionell Unmengen eingehender physischer Belege. Sie sind Power-User. Die Software muss daher der anspruchsvollen Anforderung genügen, gleichzeitig große Volumina heterogenen Belegguts zu bewältigen, dabei aber so nutzerfreundlich wie nur irgend möglich zu bleiben.“
Belegleser wie Unides arbeiten mit einer Freiformanalyse und machen in der Regel ein manuelles Anlernen belegindividueller Strukturen unnötig. Die Automatisierung von Aufteilungsbuchungen, die Verwaltung von Dauerbelegen, sowie den Import originär digitaler Rechnungen – etwa im ZUGFeRD Format – deckt die Software ebenso ab wie eine Konformitätsprüfung im Sinne des § 14 UStG hinsichtlich formeller Fehler, die den Vorsteuerabzug gefährden könnten.
Der zuständige Kanzleimitarbeiter erhält die Belege digital geheftet und mit entsprechenden Buchungsvorschlägen und Hinweisen versehen. Ergänzungen oder Korrekturen sind jederzeit möglich, wobei auch hier – durch die Übernahme von Beleginhalten mit der Maus in die entsprechenden Erfassungsfelder – manuelle Eingaben weitgehend vermieden werden können. Der Sachbearbeiter muss sich daher nicht länger mit der Erfassung der Rechnungskerndaten auseinandersetzen, sondern kann sich auf die Kontrolle der Kontierung bzw. der Buchungs- und Auswertungsvorgänge konzentrieren.
Unides ergänzt als Addon sämtliche gängigen Kanzlei-Softwarelösungen im deutschsprachigen Raum um eine digitale Belegverarbeitung. In besonders belegintensiven Szenarien und zur medienbruchfreien digitalen Anbindung von Mandanten oder auch externen Kanzleiniederlassungen kann Unides um zusätzliche Module erweitert werden.
„Die Kernidee ist, eine sinnvolle Ergänzung und Erweiterung zur eingesetzten Kanzleisoftware verfügbar zu machen – also ein Komplementärprodukt anzubieten, das die Effizienz der vorhandenen Finanzbuchhaltungslösung erheblich steigert“, wie Gleißner hinzufügt.
Digitale Buchungsassistenten verarbeiten in Steuerkanzleien eine große Anzahl heterogener Dokumente: Verschiedenste Papiertypen und -dicken, Abmessungen, Druckformate und farbige Hintergründe oder Hervorhebungen sollen möglichst schnell und anwenderfreundlich in einem gemischten Stapel verarbeitet werden, ohne dass Einstellungen wie Helligkeit oder Kontrast bei jedem Belegtyp manuell nachgeregelt werden müssen. Daher spielt auch die Qualität des eingesetzten Scanners eine grundlegende Rolle.
Für den Rechnungsleser Unides empfiehlt BDV die Scan Station 730 EX von Kodak Alaris als zentrales Hardware-Element. Neben der erforderlichen Geschwindigkeit nutzt sie Verfahren zur automatisierten Bildoptimierung.
Auf dem Gerät arbeitet eine ebenfalls von BDV entwickelte Software, sodass sich der Scanner nahtlos in den Verarbeitungsprozess einbinden lässt. Die digitalen Belege werden direkt vom Scanner an die nachgelagerten Serverdienste übertragen und der automatisierte Verarbeitungsprozess selbsttätig gestartet.
„Das große, übersichtliche Touch-Display erleichtert die Nutzung und ermöglicht eine unmittelbare Kontrolle der Scanergebnisse“, so Gleißner. „Gerade belegintensive Mandate erfordern eine leistungsfähige und intuitiv bedienbare Hardware, um auch beim kanzleiinternen Scannen Produktivitätsgewinne zu realisieren.“
Investitionen in entsprechende Lösungen wirken sich schließlich positiv auf die Abläufe im Tagesgeschäft aus und amortisieren sich rasch.
Vorteile für Selbstbucher
Auch selbstbuchende Mandanten können Rechnungsleser wie Unides einsetzen. Durch standardisierte Schnittstellen lassen sich Daten aus dem jeweiligen Mandantensystem an die Kanzleisoftware übertragen. Beim Mandanten lassen sich neben der Buchhaltung regelmäßig auch weitere kaufmännische Prozesse optimieren. Sei es die Straffung der internen (Zahlungs-) Freigabeprozesse durch ein digitales Workflowmanagement oder der abteilungsübergreifende Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zum effizienten Handling sämtlicher interner und externer Dokumente.
Sofern beim Mandanten noch kein DMS im Einsatz ist, kann die von BDV entwickelte Uniarchiv DMS-Suite den Belegleser Unides mit ihren Workflowkomponenten ideal ergänzen. Wird bereits ein DMS-System genutzt, kann Unides trotzdem verwendet werden, da der Rechnungsleser und die optionalen Workflowanwendungen so ausgelegt sind, dass sämtliche Verarbeitungsergebnisse – Dokumentenbilder, Volltexte und Buchungs- sowie Indexdaten – auch für externe Systeme bereitgestellt werden können.
Nicht zuletzt können sich Steuerkanzleien durch den Einsatz von papierlosem Belegtransfer und durchgängig digitaler Verarbeitung von traditionell arbeitenden Marktbegleitern abheben, einen Imagegewinn bei Mandanten und Mitarbeitern realisieren und so entsprechende Marktvorteile sichern. Auch den Mandanten erleichtert die Digitalisierung den Arbeitsalltag. Belege zur manuellen Buchung außer Haus zu geben und sie so dem eigenen Zugriff zu entziehen, ist nicht mehr zeitgemäß.
Durch die verschlüsselte Übertragung der gescannten Belege an die Kanzlei wird die nötige Sicherheit gewahrt und die Dokumente bleiben im Unternehmen stets verfügbar. Im Idealfall beiderseits digital recherchierbar, von den Buchungsdaten bis hin zu sämtlichen maschinengeschriebenen Beleginhalten.
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