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Selbstbucher digitaler Buchungs- Belegtransfer

Selbstbucher nahtlos integrieren

Für mehr Effizienz bei den Jahresabschlussarbeiten.

Selbstbucher: Digitaler Buchungs- & Belegtransfer

Gerade in größeren Unternehmen werden eingehende Dokumente vielfach bereits digital erfasst und laufende Geschäftsvorfälle im eigenen Finanzbuchhaltungssystem verbucht. Als Steuerberater zeichnen Sie sich in diesem Szenario in der Regel für die Erstellung des Jahresabschlusses und der damit zusammenhängenden betrieblichen Steuererklärungen verantwortlich.

Buchungsassistent; Rechnungsfreigabeprozess; Rechnungsleser; Dokumentenmanagementsystem; dezentrales scannen; Digitale Belegverarbeitung für Steuerberater - Mandant bucht selbst - BDV Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH

Selbstbucher nahtlos integrieren

Während die Übertragung von Buchungsdaten aus dem beim Mandanten im Einsatz befindlichen Finanzbuchhaltungssystem an die in Ihrer Kanzlei verwendete Finanzbuchhaltungssoftware aufgrund gängiger Standard-Export/Import-Schnittstellen zumeist problemlos verläuft, sieht es bei den digitalen Dokumenten aufgrund der heterogenen Systemlandschaften im Mittelstand oftmals anders aus.

Vielfach folgt die Ablage digitaler Buchungsbelege im individuellen Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Mandanten einer einfachen Ordnerstruktur, bei der in der Regel nur ein Teil der für die Finanzbuchhaltung relevanten Daten als Dokumentenindex bzw. Verschlagwortung verwendet wird (wie bspw. Datum, Rechnungsnummer, Bruttobetrag, Lieferantenkennung und Dokumenten-ID). Eine direkte Verknüpfung von Buchungssatz und Beleg im Sinne einer Speicherung des vollständigen Buchungssatzes inkl. Kontierung im Dokumentenindex des zugehörigen digitalen Belegs ist häufig nicht vorgesehen. Zudem gestaltet sich der Dokumentenexport als „selbsttragender Archivauszug“ aus fremden Ablagesystemen beim Mandanten hinsichtlich der für eine effiziente Belegrecherche im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten erforderlichen Auswertungsmöglichkeiten größtenteils als sehr mühsam.

In diesem Fall empfehlen wir den Einsatz unseres digitalen Buchungsassistenten Unides bei Ihrem selbstbuchenden Mandanten vor Ort. Er erhält damit die gleichen Vorteile der automatisierten Generierung von Buchungsvorschlägen für das bei ihm lokal eingesetzte Finanzbuchhaltungssystem. Darüber hinaus bieten wir verschiedene Zusatzmodule für die Optimierung unternehmensinterner Prozesse, bspw. die Rechnungsfreigabe über digitale Workflows und / oder Anbindungen an vorhandene ERP-Lösungen.

Sofern Ihr Mandant noch kein DMS im Einsatz hat, bietet sich unsere Uniarchiv DMS-Suite als ideale Ergänzung zum Belegleser Unides an. Neben den Buchungsbelegen können dort selbstverständlich auch andere unternehmensrelevante Dokumente wie bspw. E-Mails, gescannte Lieferscheine, Vertragsunterlagen, Ausgabedokumente aus ERP-Systemen etc. archiviert werden. Nutzt Ihr Mandant bereits ein DMS-System, kann unser Rechnungsleser Unides trotzdem zum Einsatz kommen. Aufgrund seiner vielseitigen Exportoptionen, können auch fremde DMS- bzw. Workflowanwendungen derart angebunden werden, dass sämtliche mit Unides verarbeiteten Buchungsbelege in Form von Dokumentenbildern, Volltexten und Buchungs- bzw. Indexdaten dem externen System zum Import bereitgestellt werden.

Der Clou: Sofern Ihr Mandant unseren digitalen Buchungsassistenten Unides und / oder unsere Uniarchiv DMS-Suite in seinem Unternehmen einsetzt, kann sein System so konfiguriert werden, dass die via Unides verarbeiteten Buchungsbelege zusätzlich zur Ablage im DMS des Mandanten auch online an Ihre Kanzlei übertragen und dem mandatsverantwortlichen Sachbearbeiter als digitale Belege inklusive vollständiger Buchungsdaten in seinem System bereitgestellt werden. Das in Ihrer Kanzlei verwendete Zielsystem kann dabei sowohl eine Ihrer Kanzleifinanzbuchhaltung vorgeschaltete Version unseres Buchungsassistenten Unides sein (bspw. vor DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro, BMD Finanzbuchhaltung, Agenda Finanzbuchführung, Simba Finanzbuchführung, hmd.rewe, etc.), eine in Ihre Kanzleisoftware integrierte Version unserer Module (bspw. SBA Scannen-Buchen-Archivieren in den Kanzleilösungen von Wolters Kluwer ADDISON, ADDISON Akte (tse:nit), cs:Plus, SBS und Hannibal) als auch eine Online-Anwendung wie bspw. DATEV Unternehmen online.

Weitere Informationen anfordern.

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Weitere Vorteile:

  • Dezentrales Scannen und Buchen beim Mandanten (Selbstbucher)

  • Die Originalbelege verbleiben beim Mandanten, er behält den jederzeitigen Zugriff

  • Sofern täglich gescannt und gebucht wird, lassen sich die durch Ihren Mandanten verarbeiteten digitalen Belege inklusive Buchungsdaten täglich online zustellen.

  • Die klassischen Ressourcenprobleme in der „busy season“ können weitgehend gemildert werden. Wartezeiten auf fehlende Originalbelege entfallen, da die Belege bereits unterjährig zum Zeitpunkt ihrer Verarbeitung durch den Mandanten Ihrer Kanzlei in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Vorbereitende Jahresabschlussarbeiten können daher jederzeit beginnen, die Ressourcenplanung in Ihrer Kanzlei verbessert sich.

  • Ihr Mandant erhält auf Wunsch eine vollständige DMS-Suite, die seine dokumentenbasierten Geschäftsprozesse in sämtlichen Bereichen unterstützen kann. Von der Beleginterpretation und Erfassung der Eingangsdokumente (wie Lieferscheine, Rechnungen, Verträge etc.) über die standortunabhängige workflowbasierte Dokumentenfreigabe bis hin zur medienbruchfreien Archivierung der unternehmensrelevanten Ein- und Ausgangsdokumente.

Warum BDV?

BDV: Partner der Steuerberater - Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH

BDV: Digitale Lösungen für Steuerberater

Seit über 12 Jahren bieten wir Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung und das digitale Belegmanagement von Steuerberatern und ihren Mandanten. Mehr als 1.000 Steuer- und Wirtschaftsprüfungskanzleien setzen auf unsere Produkte. Vom Existenzgründer bis zum Global Player.

Wir ergänzen nahezu alle gängigen Kanzlei-Softwarelösungen im deutschsprachigen Raum in variabler Collaborations- und Integrationstiefe. Von vorgeschalteten Lösungen zu Beleginterpretation und Dokumentenrouting für DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro (inkl. optionaler Belegübergabe an Unternehmen online / DMS), BMD, HMD, Simba etc. bis hin zur Vollintegration unserer Module in die Kanzlei-Softwarelösungen von Wolters Kluwer (ADDISON, ADDISON Akte (tse:nit), SBS, cs:Plus, etc.). Eine komplette Übersicht unserer Lösungspartner finden Sie HIER.

Unsere Lösungen kennen keine Kompromisse. Von A – wie automatisierte Aufteilungsbuchung bis Z – wie ZUGFeRD-Datenübernahme bieten wir sämtliche Features, die Sie für eine erfolgreiche und effiziente digitale Belegverarbeitung in Ihrer Kanzlei benötigen.

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    Wir sind persönlich für Sie erreichbar: Montag – Freitag 08:30 – 13:00 und 13:30 – 17:00 Uhr. Markus Klietsch - BDV Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH

    Markus Klietsch
    Geschäftsleiter DMS Beratung und Vertrieb
    Tel: +49 2301 8969278

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