Selbstbucher: Digitaler Buchungs- & Belegtransfer

Gerade in größeren Unternehmen werden eingehende Dokumente vielfach bereits digital erfasst und laufende Geschäftsvorfälle im eigenen Finanzbuchhaltungssystem verbucht. Als Steuerberater zeichnen Sie sich in diesem Szenario in der Regel für die Erstellung des Jahresabschlusses und der damit zusammenhängenden betrieblichen Steuererklärungen verantwortlich.

Selbstbucher nahtlos integrieren

Während die Übertragung von Buchungsdaten aus dem beim Mandanten im Einsatz befindlichen Finanzbuchhaltungssystem an die in Ihrer Kanzlei verwendete Finanzbuchhaltungssoftware aufgrund gängiger Standard-Export/Import-Schnittstellen zumeist problemlos verläuft, sieht es bei den digitalen Dokumenten aufgrund der heterogenen Systemlandschaften im Mittelstand oftmals anders aus.

Vielfach folgt die Ablage digitaler Buchungsbelege im individuellen Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Mandanten einer einfachen Ordnerstruktur, bei der in der Regel nur ein Teil der für die Finanzbuchhaltung relevanten Daten als Dokumentenindex bzw. Verschlagwortung verwendet wird (wie bspw. Datum, Rechnungsnummer, Bruttobetrag, Lieferantenkennung und Dokumenten-ID). Eine direkte Verknüpfung von Buchungssatz und Beleg im Sinne einer Speicherung des vollständigen Buchungssatzes inkl. Kontierung im Dokumentenindex des zugehörigen digitalen Belegs ist häufig nicht vorgesehen. Zudem gestaltet sich der Dokumentenexport als „selbsttragender Archivauszug“ aus fremden Ablagesystemen beim Mandanten hinsichtlich der für eine effiziente Belegrecherche im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten erforderlichen Auswertungsmöglichkeiten größtenteils als sehr mühsam.

In diesem Fall empfehlen wir den Einsatz unseres digitalen Buchungsassistenten Unides bei Ihrem selbstbuchenden Mandanten vor Ort. Er erhält damit die gleichen Vorteile der automatisierten Generierung von Buchungsvorschlägen für das bei ihm lokal eingesetzte Finanzbuchhaltungssystem. Darüber hinaus bieten wir verschiedene Zusatzmodule für die Optimierung unternehmensinterner Prozesse, bspw. die Rechnungsfreigabe über digitale Workflows und / oder Anbindungen an vorhandene ERP-Lösungen.

Sofern Ihr Mandant noch kein DMS im Einsatz hat, bietet sich unsere Uniarchiv DMS-Suite als ideale Ergänzung zum Belegleser Unides an. Neben den Buchungsbelegen können dort selbstverständlich auch andere unternehmensrelevante Dokumente wie bspw. E-Mails, gescannte Lieferscheine, Vertragsunterlagen, Ausgabedokumente aus ERP-Systemen etc. archiviert werden. Nutzt Ihr Mandant bereits ein DMS-System, kann unser Rechnungsleser Unides trotzdem zum Einsatz kommen. Aufgrund seiner vielseitigen Exportoptionen, können auch fremde DMS- bzw. Workflowanwendungen derart angebunden werden, dass sämtliche mit Unides verarbeiteten Buchungsbelege in Form von Dokumentenbildern, Volltexten und Buchungs- bzw. Indexdaten dem externen System zum Import bereitgestellt werden.

Der Clou: Sofern Ihr Mandant unseren digitalen Buchungsassistenten Unides und / oder unsere Uniarchiv DMS-Suite in seinem Unternehmen einsetzt, kann sein System so konfiguriert werden, dass die via Unides verarbeiteten Buchungsbelege zusätzlich zur Ablage im DMS des Mandanten auch online an Ihre Kanzlei übertragen und dem mandatsverantwortlichen Sachbearbeiter als digitale Belege inklusive vollständiger Buchungsdaten in seinem System bereitgestellt werden. Das in Ihrer Kanzlei verwendete Zielsystem kann dabei sowohl eine Ihrer Kanzleifinanzbuchhaltung vorgeschaltete Version unseres Buchungsassistenten Unides sein (bspw. vor DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro, BMD Finanzbuchhaltung, Agenda Finanzbuchführung, Simba Finanzbuchführung, hmd.rewe, etc.), eine in Ihre Kanzleisoftware integrierte Version unserer Module (bspw. SBA Scannen-Buchen-Archivieren in den Kanzleilösungen von Wolters Kluwer ADDISON, ADDISON Akte (tse:nit), cs:Plus, SBS und Hannibal) als auch eine Online-Anwendung wie bspw. DATEV Unternehmen online.