Digitale Belegverarbeitung für Steuerberater
Die laufende Finanzbuchhaltung stellt eine wesentliche Grundlage für die Unternehmenssteuerung Ihrer Mandanten dar. Sie ist sowohl die Basis zeitnaher betriebswirtschaftlicher Auswertungen als auch ein Kontrollinstrument der unterjährigen betriebswirtschaftlichen Unternehmensentwicklung. Für Sie als Steuerberater ist die Finanzbuchhaltung aber auch die Grundlage für wesentliche wertschaffende Leistungen Ihrer Kanzlei, nämlich die Erstellung des Jahresabschlusses und der damit zusammenhängenden betrieblichen Steuererklärungen.
Da das Kontieren und die Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle jedoch nicht unter die Vorbehaltsaufgaben eines Steuerberaters fallen, sehen sich immer mehr Kanzleien einem hohen Wettbewerbsdruck im Segment der Finanzbuchhaltung ausgesetzt. Der Grund: Sich nicht an der Gebührenverordnung der Steuerberater orientierende Marktbegleiter wie Buchführungshelfer oder Unternehmensberatungen tragen mit ihrer teils aggressiven Preispolitik maßgeblich dazu bei, dass das Buchhaltungshonorar der Kanzlei von den Mandanten oftmals als zu hoch empfunden wird.
Quo vadis Finanzbuchhaltung?
Mandantenbindung durch qualitativen Mehrwert
Um der Preisdiskussion zu entgehen, sollte die Dienstleistung der Kanzlei einen klar erkennbaren qualitativen Mehrwert für den Mandanten bieten. Dies kann in erster Linie durch eine Erweiterung des Leistungsangebots bei gleichbleibendem Honorar erreicht werden. Hierzu müssen jedoch in der Regel die kanzleiinternen Kosten für die Erstellung der Finanzbuchhaltung gesenkt werden. Dabei ist es zielführend, die Einsatzzeiten der Fachabteilung durch den Einsatz der digitalen Belegverarbeitung nachhaltig zu optimieren. Zeitintensive manuelle Erfassungsarbeiten lassen sich drastisch reduzieren, die dadurch gewonnene Zeit kann zur Ausweitung zusätzlicher Dienstleistungen (z.B. die Übernahme von Zahlungsverkehr und Mahnwesen aber auch für zusätzliche betriebswirtschaftliche Beratungsangebote) genutzt werden. Die Vorteile dieser Strategie liegen auf der Hand: Die Kanzlei stärkt ihre Wettbewerbsfähigkeit, steigert ihre Profitabilität und kann ihrer Mandantschaft dank zeitnaher Buchhaltung und Auswertungen sowie des zusätzlichen Dienstleistungsangebots einen klar erkennbaren Mehrwert kommunizieren.
.
Unsere Lösungen für Ihre Kanzlei
Automatisierte Belegverarbeitung und Archivierung
Digitale Belegverarbeitung für Steuerberater
Unser digitaler Buchungsassistent Unides generiert aus gescannten bzw. importierten Buchungsbelegen weitgehend selbstständig Buchungsvorschläge für die zugrundeliegenden Geschäftsvorfälle. Sämtliche Kerndaten wie Rechnungsnummer, Datum, und Rechnungsbetrag werden dabei automatisiert ausgelesen, um das Kreditorkonto ergänzt und durch einen Kontierungs- bzw. Kostenstellenvorschlag angereichert. Das System arbeitet auf Basis einer intelligenten Dokumentenanalyse und nutzt Methoden des maschinellen Lernens. Mehrseitige Belege werden ohne vorbereitende Tätigkeiten erkannt und automatisch zusammengeheftet.
Automatisierte Aufteilungsbuchungen (wie bspw. der automatisierte Splitt einer METRO-Rechnung nach Warengruppen) sind ebenso möglich, wie eine Konformitätsprüfung im Sinne des § 14 Umsatzsteuergesetz, die den Beleg hinsichtlich der formellen Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug überprüft. Nach der Kontrolle durch Ihre fachkundigen Kanzleimitarbeiter werden die Buchungssätze über flexible Schnittstellen in Ihre Kanzlei-Finanzbuchhaltungssoftware übertragen und zusammen mit den Rechnungsbildern im digitalen Belegarchiv abgelegt. Die zeitintensive manuelle Erfassung der Belegdaten gehört damit der Vergangenheit an, Ihre Fachkräfte werden von Routinearbeiten befreit und können sich auf anspruchsvollere und profitablere Themen und Dienstleistungen konzentrieren. Durch die Verknüpfung von Buchungssatz und digitalisiertem Belegbild bleiben die Belege jederzeit, sowohl bei der unterjährigen Recherche – bspw. im Rahmen von Mandantenrückfragen – als auch bei der Erstellung des Jahresabschlusses im direkten Zugriff. Ihren Mandanten können Sie zudem einen Onlinezugriff auf Ihr Belegarchiv einrichten, der neben der Recherche anhand der Buchungsdaten auch eine inhaltliche Volltextsuche ermöglicht und damit einen zusätzlichen Mehrwert bietet.
So vielseitig wie das Leben
Mobiles Scannen und Übertragen
Wir wissen, dass Ihre Mandantschaft in der Regel sehr heterogen ist. Nicht jeder Mandant ist bereit, seine Belege selbst zu scannen. Während Startups den neuen Möglichkeiten der Digitalisierung oftmals sehr aufgeschlossen gegenüberstehen, ist dies bei manchem gestandenen Unternehmen nicht zwangsläufig der Fall. Wir bieten für nahezu jeden Anwendungsfall die passende Lösung: Vom belegintensiven Mandanten, der weiterhin am traditionellen Pendelordner festhalten möchte bis hin zum technikaffinen Freelancer der Generation Y, der seine Belege selbst via Smartphone-Kamera-App digitalisieren und „on the fly“ mobil einreichen möchte. Das natürlich 24/7, sprich unabhängig von Ihren Öffnungszeiten und der Verfügbarkeit Ihrer Kanzleimitarbeiter. Für eine passgenaue und mandantenindividuelle Zusammenarbeit ermöglichen unsere Verarbeitungsdienste sowohl die Anbindung externer Scanclients und mobiler Applikationen als auch hochproduktive Digitalisierungs- und Verarbeitungsprozesse in Ihrer Kanzlei.
Hard- und Software: Perfekt aufeinander abgestimmt
Mandanten scannen und übermitteln digital
Um belegintensive Mandate auch in den Fällen des kanzleiinternen Scannens effizient bearbeiten zu können, haben wir die geeignete Scannerhardware vollständig in den Verarbeitungsprozess integriert. Um bei der digitalen Belegverarbeitung eine hohe Erkennungsrate zu erreichen, sollten die Dokumente stets in optimaler Bildqualität digitalisiert werden. Gerade Buchungsbelege stellen jedoch ein sehr heterogenes Beleggut dar und zeichnen sich oft durch unterschiedliche Papier‐ und Druckformate (Umweltpapier, dünnes Durchschlagpapier, Thermopapier, Nadeldruck, etc.) und Abmessungen (A4, A5, Kleinformate) aus, die dennoch möglichst optimal in einem gemischten Stapel verarbeitet werden müssen. Damit kommt der Qualität des Scanners im Gesamtprozess eine entscheidende Bedeutung zu.
Moderne Dokumentenscanner zeichnen sich dadurch aus, verschiedene Belegtypen verarbeiten zu können, ohne für jede Belegart Einstellungen wie Helligkeit, Kontrast etc. ändern zu müssen. Integrierte Bildfilter sorgen zudem für speicherplatzsparende Dateigrößen. Leider werden viele Standard-Multifunktionsgeräte in Kanzleien diesen hohen Anforderungen nicht gerecht.
Mit der Scan Station 730EX von Kodak Alaris ist hingegen ein netzwerkfähiger Dokumentenscanner verfügbar, der sich optimal in den kanzleiinternen Verarbeitungsprozess einbinden lässt. In der über uns erhältlichen Variante arbeitet unser Scanclient direkt auf dem Gerät. Ihre Kanzleimitarbeiter authentifizieren sich über personalisierte USB-Sticks, die Auswahl von Mandant und gewünschtem Verarbeitungsjob erfolgt bequem, sicher und schnell über den Touchscreen der Scan Station. Das Gerät scannt bis zu 70 Seiten / Minute (bzw. bis zu 140 Bilder bei simultanem Duplexscan von Vorder-und Rückseite), wobei die automatische Ausrichtung der gescannten Seiten Zeit und Arbeit bei der Belegvorbereitung spart. Kodaks Perfect Page Scanning‐Technologie sorgt für eine hervorragende Bildqualität, das große Display ermöglicht zudem eine unmittelbare Kontrolle der Scanergebnisse, bevor die Belegbilder an den Verarbeitungsdienst übergeben werden.
.
Mehr Details? Hier ein paar Fakten:
Features:
Warum BDV?
BDV: Digitale Lösungen für Steuerberater
Seit über 12 Jahren bieten wir Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung und das digitale Belegmanagement von Steuerberatern und ihren Mandanten. Mehr als 1.000 Steuer- und Wirtschaftsprüfungskanzleien setzen auf unsere Produkte. Vom Existenzgründer bis zum Global Player.
Wir ergänzen nahezu alle gängigen Kanzlei-Softwarelösungen im deutschsprachigen Raum in variabler Collaborations- und Integrationstiefe. Von vorgeschalteten Lösungen zu Beleginterpretation und Dokumentenrouting für DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro (inkl. optionaler Belegübergabe an Unternehmen online / DMS), BMD, HMD, Simba etc. bis hin zur Vollintegration unserer Module in die Kanzlei-Softwarelösungen von Wolters Kluwer (ADDISON, ADDISON Akte (tse:nit), SBS, cs:Plus, etc.). Eine komplette Übersicht unserer Lösungspartner finden Sie HIER.
Unsere Lösungen kennen keine Kompromisse. Von A – wie automatisierte Aufteilungsbuchung bis Z – wie ZUGFeRD-Datenübernahme bieten wir sämtliche Features, die Sie für eine erfolgreiche und effiziente digitale Belegverarbeitung in Ihrer Kanzlei benötigen.
