Klassischer Belegaustausch via Pendelordner

Um den Austausch von Buchhaltungsunterlagen und sonstigen relevanten Dokumenten zu erleichtern, bieten viele Kanzleien ihren Mandanten traditionell einen speziellen Ordner mit Registern sowie darauf abgestimmten Sortierhinweisen, Merkblättern und Checklisten an. Dieser klassische Belegaustausch via Pendelordner hat auch in Zeiten zunehmender Digitalisierung für viele gestandene Unternehmen nach wie vor einen hohen Stellenwert.

Klassischer Belegaustausch via Pendelordner

Mit unseren Lösungen ist Ihre Kanzlei in der Lage, auch die von traditionell aufgestellten Mandanten in Papierform eingereichten Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelege in kürzester Zeit und ohne technisches Vorwissen in der Kanzlei zu scannen und dem digitalen Buchungsassistenten Unides zuzuführen. Herzstück der Anwendung ist die Kodak Scan Station 730 EX, ein Scanner, der sich direkt, ohne zusätzlichen PC, in das Netzwerk Ihrer Kanzlei einbinden lässt.

Auf dem Gerät arbeitet ein von uns entwickelter Scanclient, der die direkte Auswahl von Mandant und gewünschtem Verarbeitungsjob über den Touchscreen der Scan Station ermöglicht. Vom Scanner werden sämtliche Belege an den zentralen Verarbeitungsdienst zur automatisierten Beleginterpretation weitergeleitet und anschließend fertig digital geheftet und mit den entsprechenden Buchungsvorschlägen versehen dem mandatsverantwortlichen Kanzleimitarbeiter in Unides bereitgestellt. Nach einer kurzen Sichtprüfung und ggf. erforderlichen individuellen Ergänzungen oder Korrekturen werden die Buchungsdaten an die Kanzlei-Finanzbuchhaltungssoftware übertragen. Die Belegbilder werden entweder im digitalen Belegarchiv Uniarchiv oder auf Wunsch auch in einer externen Anwendung (wie bspw. DATEV Unternehmen online oder DMS) abgelegt.