ZUGFeRD-Rechnung
XML-Format in die ZUGFeRD PDF/A-3 eingebettet
XRechnung
Doch wie sehen die einzelnen Schritte der elektronischen Rechnungsverarbeitung konkret aus?
Im ersten Schritt empfängt Ihr Unternehmen eine elektronische Rechnung, in der Regel erfolgt dies via E-Mail. Durch unterschiedliche Importmöglichkeiten wird die E-Rechnung entweder teil- oder vollautomatisiert an den Rechnungsleser UNIDES übergeben. Gut zu wissen: Wenn Sie als Ergänzung zu unserem Rechnungsleser UNIDES den Verarbeitungsdienst JOBSERVER sowie den MAILCONNECTOR einsetzen, können E-Mail-Postfächer (POP3- oder IMAP) permanent überwacht werden und die Anhänge eingehender E-Mails automatisch an den Verarbeitungsdienst weitergereicht werden. Idealerweise legen Sie daher eine separate Mailadresse an, an die Ihre Lieferanten ihre elektronischen Rechnungen schicken.
Im zweiten Schritt erfolgt die Analyse sowie Extraktion der relevanten Informationen in UNIDES. Die Daten aus rein elektronischen Rechnungsformaten werden dabei direkt als gesicherte Informationen übernommen, um kreditorspezifische Daten (z.B. Kontierungsvorschlag, Kostenstelle/Kostenträger) ergänzt und nach einer kurzen Kontrolle und etwaigen Ergänzungen durch den fachkundigen Sachbearbeiter in den Folgeprozess übergeben. XRechnungen werden dabei im Erfassungsclient visualisiert, sämtliche Inhalte können vom Bearbeiter komfortabel eingesehen werden. Zudem erfolgt eine Validierung der XRechnung, d.h. es wird geprüft, ob die Formatspezifikationen vom Ersteller bzw. Versender eingehalten wurden. Nicht formatkonforme XRechnungen sind vom Rechnungsempfänger abzulehnen.
Mit unserem digitalen Buchungsassistenten UNIDES können sowohl E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format als auch XRechnungen komfortabel und intuitiv eingelesen und verarbeitet werden.
XRechnungen werden im Erfassungsclient (UNIDES) visualisiert, sämtliche Inhalte können vom Bearbeiter komfortabel eingesehen werden.
E-Rechnungen Workflow-gestützt verarbeiten
Die Rechnung inkl. Kontierungsvorschlag gelangt anschließend mittels unserer Module WORKFLOWSERVER/UNIWEB in einen workflowgesteuerten Freigabeprozess oder die Rechnungsdaten werden alternativ direkt zur weiteren Verarbeitung an Ihr Finanzbuchhaltungs- und/oder ERP-System exportiert.
Die digitale Archivierung in unserem Modul UNIARCHIV ist der letzte wichtige Schritt der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Die Recherche in UNIARCHIV erfolgt über UNIVIEW, je nach archiviertem Dokumententyp kann sie anhand der Indexdaten, des Volltextes oder einer beliebigen Kombination aus beidem erfolgen. Archivierte Dokumente können bei Bedarf zudem direkt über UNIVIEW ergänzt bzw. bearbeitet werden. Dabei werden automatisch Revisionen des ursprünglichen Dokuments erzeugt, die im Rahmen der Dokumentenhistorie eingesehen werden können. So stellen Sie sicher, dass Ihre eingegangenen E-Rechnungen unveränderlich verfügbar bleiben.
Übrigens: In der Übergangsphase werden Sie neben E-Rechnungen auch weiterhin PDF- sowie Papierrechnungen erhalten und verarbeiten. Mit UNIDES erfassen Sie auch diese Art von Rechnungen weitestgehend automatisiert. Eingangs- und bei Bedarf sogar Ausgangsrechnungen werden gescannt bzw. importiert, durch eine Freiformanalyse in Verbindung mit maschinellen Lernansätzen automatisiert mit Buchungsvorschlägen versehen und anschließend nach kurzer Kontrolle durch den fachkundigen Sachbearbeiter an Ihr externes Produktivsystem übergeben.
Neben dem Auslesen der buchungsrelevanten Daten analysiert eine zusätzliche Konformitätsprüfung im Sinne des § 14 UStG das Beleggut hinsichtlich formeller Fehler, die den Vorsteuerabzug gefährden könnten.
UNIDES ermöglicht zudem die Automatisierung von Aufteilungsbuchungen sowie die Verarbeitung von Dauerbelegen.
Möchten Sie mehr über die effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen erfahren?
Dann vereinbaren Sie einen persönlichen Demo-Termin. Wir freuen uns auf Sie!
