Prozesse optimieren | WorkflowServer und UniWeb

Workflowgesteuerte Geschäftsprozesse sorgen für automatisierte Dokumenten-Verteilung und Freigabe.

Prozessoptimierung

In der papierbasierten Dokumenten-Bearbeitung benötigt bspw. die sachliche Prüfung und Freigabe einer Eingangsrechnung häufig mehr Zeit, als der Lieferant für eine Skonto-Gewährung zulässt. Neben langen Liege- und Bearbeitungszeiten ist der aktuelle Genehmigungsstand oft nicht bekannt. Auch die typische Doppelhaltung von Rechnungsoriginal und Umlaufkopien trägt nicht zur Transparenz des Dokumentenbestands bei.

Workflowgesteuerte Geschäftsprozesse sorgen dagegen für eine automatisierte Dokumenten- Verteilung und ermöglichen eine standortunabhängige und durchgängig digitale Vorgangsbearbeitung. Das bringt entscheidende Vorteile:

Ein schnellerer Dokumentendurchlauf sowie eine verbesserte Termin- und Prozesskontrolle sind wichtige Pluspunkte, zudem können Druck-, Kopier- und Versandkosten deutlich gemindert werden.

WorkflowServer

Der WorkflowServer erweitert Unides / Uniarchiv um eine Workflow-Komponente zur Unterstützung dokumentbasierter Geschäftsprozesse. Zu den wesentlichen Leistungen zählen flexibles Dokumenten-Routing, unterschiedliche Workflowtypen, automatisierte Aktivitäten und Entscheidungen sowie umfangreiche Modellierungs- und Monitoring-Funktionen.

Der WorkflowServer bindet die Benutzer bzw. Gruppen in den Prozessablauf ein und sorgt für eine abteilungsübergreifende Steuerung des Geschäftsvorfalls. Die Dokumente gelangen so gezielt an die jeweils zuständigen Mitarbeiter.

Benachrichtigungs- und Eskalationsmechanismen informieren die Teilnehmer bzw. den Prozessverantwortlichen, wenn definierte Ablaufzeiten überschritten werden. In Abwesenheitsfällen greifen Stellvertreterregelungen. Der Workflow-Monitor gibt jederzeit Auskunft über die im System aktiven Prozesse und ihren aktuellen Bearbeitungsstand.

UniWeb

Die Workflow-Teilnehmer arbeiten browserbasiert mit dem Webclient UniWeb, der auch eine plattformübergreifende mobile Bearbeitung mit Tablets und Smartphones ermöglicht. Dank des responsiven Webdesigns passen sich Aufbau und Navigation innerhalb der UniWeb-Seite dabei automatisch dem verwendeten Endgerät an. Neben der standortunabhängigen Workflowbearbeitung bietet UniWeb auch die Möglichkeit, über die Viewer-Komponente online in Uniarchiv zu recherchieren.

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